今日は『たった15分で話がまとまる図解思考の会議』についてです。
・参加者の中で一番偉い人が一方的に喋りまくっている会議
・反対意見があってもメンバーは言い出す事ができない会議
・前回の会議とまた同じ話なのでうんざりしている人ばかりの会議
そんな会議に毎週参加していて「この会議、本当に意味あんのかな？」と、若干疲れてきている、そんなあなたにおすすめの本です。
ダメ会議
突然ですが、あなたは日々、「エネルギーを奪われるだけのダメ会議」に出ていませんか？
多くの会議ではこんな事が起こっているそうです。
・やること自体が目的になっていてゴールは不明瞭
・意見を言う人はいつも決まっていて、その人の独演会になり、一方的に結論が出てしまう
・口頭でやるから、何度も同じような話を延々としたり、理解が食い違っていてあとから騒動になったりする
・会議が長くなりがちなので、集中力が低下し、終わった頃にはヘロヘロで仕事にならない
・結果として、そんなムダな会議は勘弁、とばかりに参加者は見えないところで内職に励む
まさに、ウチの会議の事を言ってるんじゃないかというぐらい図星なご指摘の数々。
ウチの会議は本当に意味ないなぁと、思っていましたが、多くの会社で同じような会議が日々行われているみたいで、なんだか安心しました。
いやいや、安心している場合じゃないよね。
業務時間の約15%が会議
NTTデータ経営研究所の2012年の調査によれば、会議は業務時間全体の平均15.4%も占めていたそうです。
１ヵ月160時間働くとしたら一人25時間も会議に費やしている事になります。
１年で300時間も会議している訳です。
１日８時間としたら37.5日間は会議している計算になります。
１年のうち２カ月近く会議している訳です。
しかもそんなに時間をかけてやっている会議をムダと感じている人は45%もいるんだって。
企業価値を生む会議はわずか３割強。
会議中に内職を行う人が41.7%というデータも出ているそうです。
日本のみなさんは日々会社に行って、一体全体何をしているんでしょうか。
生産性が低いダメ会議10の特徴
- 会議の目的やゴールが明確でない
- やたらと参加人数が多い
- ほかのミーティング内容とダブりがある
- 会議室で着座し、閉じこもる
- 議論は口頭ベースで齟齬が多い
- いつも発言者が偏る
- 会議がダラダラと長時間におよぶ
- 議論が何度も堂々めぐり
- 次のアクションプランが不明瞭
- 次の会議の予定だけが決定される
あなたの会社の会議は何個☑が入りましたか？
いつも当てはまる場合は２点、
たまに当てはまる場合を１点と考えて、
10点以上当てはまる会議はヤバイ会議なんだそうです。
３Ｓ会議
著者は自身が提唱する新しい生産的な会議スタイルの事を「３Ｓ会議」と言っています。
Small numbers
会議は大人数になればなるほど生産性が落ちます。
会議のテーマにそって、実務的かつ建設的な意見の言える２，３人のメンバーが参加するようにします。
Short time
短時間でやる事を前提とします。
１度にテーマは１つとし、15～30分程度の時間、議論します。
Standing
ホワイトボードの前で全員立って行います。
口頭ベースではなく、情報は図解でまとめ、ビジュアルとして共有します。
たったこれだけで今までのグダグダ会議が生産的な会議に変わるんだそうです。
確かに定期的にやる週一のミーティングって議題がちゃんと決まってなかったりしますよね。
やる意味あんのかよ！って。
ちゃんと話したい事がある時に意見の言えるメンバー２、３人で、ホワイトボードを使いながら、短時間で立って行う会議が最強なんだとか。
まとめ
そしてこの本には、ホワイトボードに書くとよい、たくさんの図解が紹介されています。
理論のツリーとか意思決定のツリーとか表やマトリクスにまとめて、参加者全員が今何について話しているかを共有できる状態を作ります。
僕たちは「時間がもったいない」「効率化！効率化！」と生産性向上を叫ぶ一方で、平気で１時間、2時間の長い会議に参加しています。
もういい加減、あなたの会社のダメ会議を生産性の高い会議に変えませんか？
今日のあなたへの質問
「あなたの会社の会議は、生産性が低いダメ会議10の特徴のうち何個当てはまりましたか？」
少しでも参考になったら嬉しいです。
それでは今日もご機嫌な一日を！
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